Cada nueva contratación genera una serie de entradas repetitivas: creación del perfil en el SIRH, inscripción en beneficios, configuración de accesos... Datos ya presentes en tu archivo Excel de RRHH, que hay que copiar manualmente en cada formulario. Una tarea lenta y fuente de errores.
El verdadero coste de la introducción manual
Una incorporación estándar implica de media 4 a 6 formularios web por nuevo empleado. Con diez nuevas incorporaciones al mes, son potencialmente 60 entradas manuales — cada una con riesgo de error en nombres, fechas de nacimiento, datos bancarios o direcciones.
Un solo error en un IBAN puede retrasar la primera nómina. Un fallo en el número de seguridad social puede bloquear la inscripción en beneficios durante semanas. Y corregir estos errores a posteriori suele llevar más tiempo que la entrada original.
En total, un responsable de RRHH dedica de media 15 a 20 minutos por empleado únicamente a la introducción en formularios — sin contar los ida y vuelta para corregir errores.
Cómo DataToForm automatiza la incorporación de RRHH
DataToForm lee tu archivo Excel y rellena automáticamente cualquier formulario web — ya sea tu SIRH interno, un portal de beneficios o un formulario administrativo online.
Paso 1 — Importa tu archivo Excel
Arrastra tu archivo de datos de RRHH (lista de contrataciones, expedientes de candidatos...) a DataToForm. El archivo se procesa únicamente en memoria — nunca se almacena en el servidor.
Paso 2 — Introduce la URL del formulario
Pega la URL del formulario de incorporación que quieres rellenar. DataToForm abre el formulario en un navegador y detecta automáticamente todos sus campos: cuadros de texto, desplegables, casillas de verificación, campos de fecha...
Paso 3 — La IA sugiere el mapeo
DataToForm propone automáticamente la correspondencia entre tus columnas de Excel ("Nombre", "Apellidos", "Fecha de nacimiento", "IBAN"...) y los campos del formulario. Validas, ajustas o corriges con un clic. Este mapeo se recuerda: para los siguientes empleados, no tendrás que rehacerlo.
Paso 4 — Relleno y revisión fila por fila
DataToForm rellena previamente el formulario para el primer empleado de tu lista. Revisas los datos en el navegador, corriges si es necesario, y haces clic tú mismo en "Enviar". Luego pasas al siguiente empleado con un clic.
Lo que DataToForm nunca hace
DataToForm nunca envía un formulario por ti. Cada fila rellenada espera tu validación en una ventana del navegador que controlas completamente. Este diseño garantiza que sigues siendo responsable de cada envío — conforme a los requisitos de los SIRH y las obligaciones legales en materia de datos de RRHH.
Si el formulario requiere inicio de sesión (SIRH protegido, portal de RRHH seguro), tú mismo inicias sesión en la ventana — ninguna credencial pasa por DataToForm.
¿Qué formularios de RRHH son compatibles?
DataToForm funciona con cualquier formulario web estándar, independientemente del proveedor o editor:
- Portales SIRH (Workday, BambooHR, SAP SuccessFactors, Payfit, Lucca...)
- Formularios de seguros de salud y beneficios
- Portales de declaración previa al empleo
- Google Forms o Microsoft Forms internos
- Portales administrativos públicos
- Formularios propietarios de proveedores de IT o formación
Si el formulario se muestra en un navegador web y tiene campos rellenables, DataToForm puede automatizarlo.
Resultados concretos
- Tiempo de entrada por empleado: de 15–20 minutos a menos de 2 minutos
- Errores de entrada: casi nulos — los datos provienen directamente de Excel, sin reescritura manual
- Escalabilidad: 1 o 50 empleados, el proceso es el mismo
- Cero formación: ningún módulo que configurar, ninguna API que conectar