Chaque recrutement entraîne une série de saisies répétitives : création du profil dans le SIRH, déclaration préalable à l'embauche (DPAE), inscription à la mutuelle, paramétrage des accès... Des données déjà présentes dans votre fichier Excel RH, à recopier manuellement dans chaque formulaire. Une tâche chronophage et source d'erreurs.
Le vrai coût de la saisie manuelle
Un onboarding standard implique en moyenne 4 à 6 formulaires web par nouveau collaborateur. Avec dix nouveaux entrants par mois, c'est potentiellement 60 saisies manuelles — chacune avec un risque d'erreur sur le nom, la date de naissance, le RIB ou l'adresse.
Une seule erreur sur un IBAN peut retarder le premier virement de salaire. Une faute sur le numéro de sécurité sociale peut bloquer l'affiliation à la mutuelle pendant plusieurs semaines. Et corriger ces erreurs après coup prend souvent plus de temps que la saisie initiale.
Au total, un responsable RH passe en moyenne 15 à 20 minutes par collaborateur uniquement sur la saisie dans les formulaires — sans compter les allers-retours pour corriger les erreurs.
Comment DataToForm automatise l'onboarding RH
DataToForm lit votre fichier Excel et pré-remplit automatiquement n'importe quel formulaire web — qu'il s'agisse de votre SIRH interne, d'un portail de mutuelle, ou d'un formulaire administratif en ligne.
Étape 1 — Importez votre fichier Excel
Glissez votre fichier de données RH (liste des recrutements, dossiers candidats...) dans DataToForm. Le fichier est analysé en mémoire uniquement — il n'est jamais stocké sur le serveur.
Étape 2 — Indiquez l'URL du formulaire
Copiez l'URL du formulaire d'onboarding que vous souhaitez remplir. DataToForm ouvre le formulaire dans un navigateur et détecte automatiquement tous ses champs : zones de texte, menus déroulants, cases à cocher, champs date...
Étape 3 — L'IA suggère le mapping
DataToForm propose automatiquement la correspondance entre vos colonnes Excel ("Prénom", "NOM", "Date_naissance", "IBAN"...) et les champs du formulaire. Vous validez, ajustez ou corrigez en un clic. Ce mapping est mémorisé : pour les prochains collaborateurs, vous n'aurez plus à le refaire.
Étape 4 — Remplissage et relecture ligne par ligne
DataToForm pré-remplit le formulaire pour le premier collaborateur de votre liste. Vous relisez les données dans le navigateur, corrigez si nécessaire, et cliquez vous-même sur "Valider". Puis vous passez au collaborateur suivant en un clic.
Ce que DataToForm ne fait jamais
DataToForm ne soumet jamais un formulaire à votre place. Chaque ligne pré-remplie attend votre validation dans une fenêtre de navigateur que vous contrôlez entièrement. Cette conception garantit que vous restez responsable de chaque envoi — conformément aux exigences de vos SIRH et aux obligations légales en matière de données RH.
Si le formulaire nécessite une connexion (SIRH protégé, espace RH sécurisé), vous vous connectez vous-même dans la fenêtre — aucun identifiant ne transite par DataToForm.
Quels formulaires RH sont compatibles ?
DataToForm fonctionne avec tout formulaire web standard, quel que soit le prestataire ou l'éditeur :
- Portails SIRH (Lucca, Workday, BambooHR, SAP SuccessFactors, Payfit...)
- Formulaires de mutuelle ou prévoyance (AG2R, Malakoff Humanis, Apicil...)
- Déclaration préalable à l'embauche sur net-entreprises.fr
- Formulaires internes Google Forms ou Microsoft Forms
- Portails administratifs publics (URSSAF, France Travail...)
- Formulaires propriétaires de vos prestataires IT ou formation
Si le formulaire s'affiche dans un navigateur web et comporte des champs remplissables, DataToForm peut l'automatiser.
Résultats concrets
- Temps de saisie par collaborateur : de 15–20 minutes à moins de 2 minutes
- Erreurs de saisie : quasi nulles — les données proviennent directement d'Excel, sans recopie manuelle
- Adaptabilité : 1 ou 50 collaborateurs, la procédure reste identique
- Zéro formation : aucun module à paramétrer, aucune API à connecter